Los estilos en woord
1. Los estilos en Word 2. Mapeo de información 3. Tipografía 4. Tablas, contenido e índices
1. Los Estilos en Word
Un documento profesional
En algunas ocasiones leemos documentos que nos causan una buena impresión, sin embargo, no sabemos exactamente por qué. Cuando esto sucede, es una muestra de que el documento está muy bien elaborado.
Un documento así, bien elaborado, toma en cuenta una serie de principios básicos referentes al contenido, a la estructuración, a las tablas, las gráficas, la tipografía, entre otras cosas. Además, si está realizado con el procesador de palabras Word, hace uso de los llamados estilos, que no sólo mejoran la apariencia, sino que, además, facilitan el trabajo. Los estilos tienen muchas ventajas al escribir. Entre otras cosas, si usas los estilos podrás crear automáticamente índices o tablas de contenidos.
En este curso revisaremos algunos de los temas anteriores, bajo el supuesto de que tú cuentas ya con experiencia en el uso del procesador de palabras Word. En este módulo revisaremos los estilos de Word, que son parte de un documento profesional.
En caso de duda, favor de consultar a cualquiera de los instructores y no olvides, al terminar de estudiar esta sección, enviar la práctica que se presenta al final, en archivo de Word adjunto, a la dirección: acadenlin@redes.acatlan.unam.mx Una vez que recibamos las cuatro prácticas correctas, recibirás un aviso para pasar por tu constancia. En caso de algún error, el instructor se comunicará contigo para comentarlo.
Para comenzar Antes de teclear todo el documento, es conveniente realizar los tres pasos siguientes (en ese orden):
1. Fijar el objetivo del documento: informar, solicitar, presentar, agradecer, etc. Si el documento total tiene varios objetivos, se sugiere dividir en secciones o archivos, uno por cada objetivo.
2. Estructurar el contenido: crear un bosquejo o índice preliminar, definir si se usarán títulos, subtítulos, secciones, citas de autores, referencias, etc. La estructura será como el esqueleto de tu documento, le dará soporte, orden y belleza, sin ser demasiado visible. Para facilitar este proceso, revisa el Módulo 2: Mapeo de Información.
3. Rellenar la estructura: ahora sí, comenzar a escribir dentro de los elementos definidos por la estructura, verificando que se cumpla claramente el objetivo. Si en el paso anterior la estructura quedó bien definida, este paso será muy sencillo.
Dos reglas de oro Te darás cuenta fácilmente de si estás o no utilizando adecuadamente el procesador de palabras. Basta con comprobar que tu documento tiene una presentación sobria, logra su objetivo y cumple con dos reglas básicas:
1. Nunca colocar dos espacios seguidos.
2. Nunca colocar dos enters (returns) seguidos.
Qué son los estilos El estilo es una combinación de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplicas un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo a todo el texto seleccionado, lo cual te ahorrará mucho trabajo. Además, si en algún momento quieres hacer una modificación, con sólo hacerla en el estilo, se aplicará automáticamente al resto del texto que haya sido marcado con ese estilo.
Cuando se abre un nuevo documento en Word, el cursor parpadeante parece significar que debemos comenzar a escribir. Sin embargo, eso no es lo más recomendable. Antes de escribir, con la idea clara de nuestro documento, es conveniente revisar los estilos de Word y hacer las modificaciones necesarias.
En la pantalla de Word, los estilos se encuentran dentro del menú de Formato, como puede verse a continuación:
Definir y usar los estilos te permitirá que tus documentos tengan una presentación homogénea. Además, si requieres hacer algún cambio en los formatos (fuente, párrafos, títulos, espaciados, tamaño de letra, etc.), sólo con modificar el estilo será suficiente. También podrás hacer índices y tablas de contenido en forma automática.
Qué estilos ofrece Word Para ver los estilos actuales y/o modificarlos, es suficiente elegir la opción Estilos y formato del menú Formato, con lo cual se tendrán las siguientes opciones, en el extremo derecho de tu pantalla:
En la parte inferior, donde dice Mostrar, pueden seleccionarse las opciones de Formatos disponibles, Estilos disponibles, Todos los estilos, etc. En principio, Word te ofrece (en Estilos o Formatos Disponibles) cuatro estilos básicos para un documento impreso:
Normal: se utiliza para la mayoría del texto de tu documento. Es el estilo que, por omisión, presenta siempre Word en todos tus documentos. Si no has usado otro estilo, estarás usando el estilo Normal, puedes constatarlo en la ventana, generalmente arriba a la izquierda:
Título 1: se utiliza para el título principal o de primer nivel.
Título 2: se utiliza para el título de segundo nivel.
Título 3: se utiliza para el título de tercer nivel.
Adicionalmente existen estilos para: nota de pie de página, número de página, listas, encabezados, tablas, etc. Si seleccionas Mostrar: "Todos los estilos" en el pie del sub-menú Estilos y Formato, podrás verlos.
Además, tú puedes modificar los estilos o crear tus estilos personalizados con su propio nombre y características.
Borrar formato sirve para eliminar el estilo aplicado a un texto seleccionado.
El estilo Normal Dedicaremos un espacio propio al estilo llamado Normal. Éste es el estilo que utilizarás para la mayoría de tu texto. Una vez que lo definas, prácticamente todo (excepto títulos), tendrá como base este estilo. Esto es muy bueno porque dará homogeneidad a tu documento. Word coloca la fuente Times New Roman de 12 puntos (llamada Fuente Predeterminada), si no lo modificas. Sin embargo, verás que puedes cambiarlo, por ejemplo, por Arial de 10 puntos.
Ahora cambiaremos el estilo Normal de Word, a fuente Arial de 10 puntos. Primero se selecciona en el menú Formato, la opción de Estilos y formato, con lo cual se obtiene la lista de la que se selecciona Normal y Modificar:
Aquí podemos modificar el estilo, de manera que el Formato cambie de la fuente Times New Roman a Arial de 10 puntos, como sigue:
En la parte inferior, después de Fuente, aparece la descripción del Estilo en cuestión, la Fuente, Tamaño, Idioma, Alineación, Interlineado y Control de líneas viudas y huérfanas.
Ahora podemos ver la diferencia entre un texto escrito con Times New Roman y el mismo texto escrito con Arial, siempre con el estilo Normal. Si observas los dos ejemplos, verás que son bastante diferentes.
Times New Roman de 12 puntos:
Arial de 10 puntos:
Sin embargo, todavía puede mejorarse la apariencia de este pequeño texto, siempre con el uso del estilo. Utilizaremos un tipo Garamond de 12 puntos. Podemos separar algunos párrafos, lo cual no modificará en absoluto el estilo. Sin embargo, hay otras cosas por hacer. Una vez separado en tres párrafos, daremos una alineación Justificada (a ambos lados de la página), y, dentro del formato de párrafo, una sangría de primera línea y un espaciado posterior al párrafo de seis puntos. La alineación justificada le dará aspecto estético; la sangría de primera línea identificará claramente el inicio del párrafo y el espaciado de seis puntos hará que se rompa la monotonía de la lectura, SIN insertar líneas en blanco. Se ha demostrado que el ojo humano detecta estos cambios de ritmo y motiva al cerebro a renovar la atención. El procedimiento para hacer estos cambios es el siguiente, además de cambiar el tipo y tamaño de letra:
Dentro de Formato>Estilo>Normal>Modificar>Párrafo, colocamos los siguientes valores:
Y el texto con las modificaciones, a continuación, se ve ahora mucho mejor, ¿no lo crees?
No olvides que es fundamental dividir la información en pequeños segmentos, de esa manera será más atractiva y fácil de comprender.
Cómo aplicar un estilo Es probable que tengas algunos documentos en los cuales no utilizaste los estilos de Word y ahora, después de ver las ventajas, desees aplicar los estilos. Para hacerlo basta con seleccionar el texto, abrir Formato, Estilos y formato, y seleccionar el estilo de tu preferencia. Así, posteriormente, si necesitas hacer algún cambio en tu texto, bastará con modificar el estilo y, automáticamente, quedará modificado todo el texto con ese estilo. Éste es uno de los premios que recibirás por haber utilizado estilos.
Una forma más rápida de hacer lo anterior, es seleccionar con el mouse todo el texto al cual se aplicará el formato y, posteriormente, en la ventana superior izquierda oprimir el estilo deseado. Por ejemplo, aquí se abrió el menú desplegable y se señala con el mouse el estilo de Texto Normal:
Cómo modificar un estilo Cada vez que requieras modificar un estilo, sólo es necesario abrirlo con Formato, Estilos y formato, se selecciona con el mouse el estilo en cuestión, con lo cual el estilo aparecerá en la ventana superior de la columna. Se oprime la pequeña flecha hacia abajo (del lado derecho del estilo) y se despliega la ventana siguiente:
Se elige la opción de Modificar, y una vez dentro de ella, haces los cambios correspondientes. Por ejemplo, modificaremos el estilo Título 1 para hacerlo con letra Tahoma (en lugar de Arial). Entonces, seleccionamos el estilo Título 1 y Modificar:
Hacemos las modificaciones ya señaladas, en la pantalla que aparece después de la anterior:
Aquí puede verse, en el párrafo señalado por la flecha roja, que el estilo Título 1 se basa en el estilo Normal (generalmente es así), usa Fuente Tahoma, de 16 puntos de tamaño, en Negrita, abarca el espacio ajustado de sus 16 puntos, siempre dejará un espacio antes de 12 puntos (para separar de la sección anterior), y un espacio después de 3 puntos, no muy separado del siguiente texto; Conservar con el siguiente (párrafo) sirve para que un título nunca quede solo al final de una hoja; Nivel 1 es el nivel jerárquico mayor: el siguiente subtítulo tendrá Nivel 2, menor que el anterior, por ejemplo.
De esta forma, los títulos siempre quedarán bien, sin necesidad de agregar espacios o renglones en blanco. También tendrás la ventaja de que, si el documento cambia, se agrega texto o se elimina, los títulos se colocarán, automáticamente, en un lugar adecuado, junto con el resto del texto. Si más adelante deseas modificar los títulos, bastará con cambiar el estilo.
Como crear un estilo: Si deseas crear estilos propios, con el nombre y las características que tú definas, selecciona de nuevo Formato>Estilos y formato, y marca Nuevo:
Una vez hecho esto, aparecerá nuevamente la pantalla para seleccionar las características, con el nombre de Estilo1, que puedes modificar a tu gusto. Para aplicar tu nuevo estilo, recuerda, seleccionas el texto, luego Formato>Estilos y formato, y posteriormente, el estilo deseado.
Para exploración: Es muy conveniente que explores las posibilidades de diseño que te ofrecen los Estilos de Word. Puedes determinar a tu gusto: Estilos de párrafo, carácter, tabla y lista; formato de fuente, párrafo, tabulaciones, borde, idioma, marco y numeración. La opción de Actualizar Automáticamente sirve para que, si lo deseas así, vayas modificando sobre el texto y estas modificaciones se agreguen al estilo. No es recomendable su uso, puesto que puedes hacer modificaciones no deseadas con mucha facilidad.
Glosario: Líneas viudas y huérfanas
Las líneas viudas son aquellas que inician un párrafo y quedan solas, al final de una página. Las líneas huérfanas son aquellas que concluyen un párrafo y quedan solas, al inicio de una página. Como esto no se ve bien, es conveniente evitarlas usando Control de Líneas viudas y huérfanas, dentro de Párrafo. Regresar al texto>>
Sangría Espacio que se deja antes del texto, generalmente del lado izquierdo, aunque pueden hacerse también sangrías del lado derecho. Regresar al texto>>
Instructores: Guadalupe Fernández Ávila - lupitaturtle@mexico.com
Anabel Moreno Baltazar - anabelmb@yahoo.com
MariCarmen González Videgaray - mcgv@servidor.unam.mx
Práctica 1 Copia el siguiente texto y pégalo en Word, agrega tu nombre completo al principio y haz las modificaciones necesarias para que:
El estilo Normal (la mayoría del texto) sea con tipo de fuente Courier New; 10 puntos, color azul oscuro; interlineado de 1,5 líneas; con sangría de primera línea; espaciado posterior de 12 puntos; justificado; con control de líneas viudas y huérfanas.
Los títulos principales tengan un estilo llamado Tit, basado en Normal, con letra de tipo Verdana, 14 puntos, color Verde Oliva, negrita; alineado a la izquierda; con espacio de 20 puntos antes y 12 puntos después; conservar con el siguiente; borde inferior sencillo de medio punto, en color rojo oscuro; Nivel 1.
Los subtítulos tengan un estilo llamado Subtit, basado en Tit, igual al anterior pero de 10 puntos, espacio anterior de 14 puntos, sin borde inferior, Nivel 2.
La lista tenga un estilo llamado Lis, con viñetas, basado en el estilo Normal.
ENVÍA LA PRÁCTICA TERMINADA, COMO ARCHIVO DE WORD ADJUNTO, A acadenlin@redes.acatlan.unam.mx
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Texto de la Práctica 1:
LA TOMA DE DECISIONES EN EMPRESAS Y ORGANIZACIONES
Descripción
En su forma más básica, sencillamente se reúnen los ejecutivos de una empresa o corporación y determinan, en forma grupal, cuál será la mejor decisión para el caso en cuestión.
Problemas
Uno de los principales problemas de estas reuniones es que, al colocar juntos a los ejecutivos, tienden a influir en las decisiones, los roles que cada uno juega, su personalidad y las interrelaciones entre ellos. Por ejemplo, algunos de los ejecutivos con más información sobre el tema pueden tener menos peso en la organización y ser por ello menos considerados. En cambio, algunos otros con buenas ideas pero tímidos, seguramente permanecerán callados y se perderá su aportación.
Sugerencias
Para hacer uso de este método, la organización o el coordinador del trabajo deben asegurarse de que los integrantes tengan toda la información disponible, en forma clara, ordenada y oportuna. Es muy importante dejar claro aquello que son datos y hechos, así como aquello que son opiniones y juicios. Por supuesto, debe especificarse con claridad el objetivo específico de la reunión.
Variantes
Una variación de este método es solicitar al grupo de expertos sus decisiones en forma sistemática, dándoles como retroalimentación los datos reales conforme vayan siendo recabados. Las decisiones pueden ser revisadas, a su vez, por los dirigentes de la organización. Puede ser interesante que los dirigentes detecten qué grupos o en qué momentos mejoran o empeoran las decisiones.
RECOMENDACIONES PARA MEJORAR LAS DECISIONES
Algunas recomendaciones para mejorar este tipo de decisiones son:
Preparar un orden del día por escrito y entregarlo con suficiente anticipación
Calcular que el tiempo de la reunión sea máximo de dos horas
Incluir con el orden del día la documentación necesaria y calcular el tiempo suficiente para que los ejecutivos puedan revisarla
Elaborar la información adicional en forma ordenada y sucinta (versión ejecutiva), para que su lectura y comprensión sean rápidas
Hacer explícito en el escrito el objetivo de la reunión, su mecanismo, la decisión o decisiones que se deben tomar, el objetivo de tomar dicha decisión, lo que se espera de los ejecutivos, la fecha, hora de inicio y final, lugar
Elegir un lugar cómodo, adecuado para el trabajo, sin ruidos o distracciones, donde los ejecutivos puedan verse unos a otros, sin celulares ni interrupciones
Elegir un número adecuado de ejecutivos, con la experiencia sobre el tema y/o con capacidad de aportar nuevas ideas valiosas al respecto
Contar con un coordinador o dirigente de la reunión
Procurar que todos puedan exponer sus ideas y que nadie se exceda en el uso de la palabra
Evitar que los ejecutivos se salgan del tema
Insistir en que las ideas se defiendan con argumentos racionales y prohibir las agresiones personales
Procurar que la reunión sea agradable para todos
Elaborar un formato de trabajo para escribir ideas y dar seguimiento a los puntos del orden del día; este formato debe entregarse a cada ejecutivo al iniciar la reunión, adicionalmente puede proyectarse en pantalla desde una computadora
Tomar nota por escrito de todos los acuerdos e ideas que se consideren importantes
Enviar posteriormente (en un tiempo breve) los acuerdos por escrito, para su revisión por parte del grupo ejecutivo, antes de enviarlos a los dirigentes de la organización o de asumir las decisiones